電子帳簿等保存制度は、税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書・請求書・決算書など（国税関係書類）」を、紙ではなく電子データで保存することに関する制度です。
記録の改ざんなどを防止する観点から、保存時に満たすべき一定の要件が電子帳簿保存法で定められています。
令和5年12月31日までに行う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば問題ありませんでしたが、令和6年1月からは保存要件に従った電子データ保存が必要になります。
どのようなデータの保存が必要なの？
- 紙でやりとりしていた場合に保存が必要な書類（注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など）に相当するデータを保存する必要があります。
- あくまでデータでやりとりしていたものが対象であり、紙でやりとりしたものをデータ化しなければならない訳ではありません。
- 受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存する必要があります。
どのように保存する必要があるの？
- 改ざん防止のための措置をとる必要があります。
- 「日付・金額・取引先」で検索できる必要があります。
- ディスプレイやプリンタ等を備え付ける必要があります。
※保存するファイル形式は問いませんが、PDFに変換したものや、スクリーンショットでも問題ありません。
改ざん防止のための措置とは？
- 「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」といったシステム費用等をかけずに導入できる方法もあります。
- 改ざん防止のための事務処理規程のサンプルは、国税庁ホームページに掲載されています。
※上記のほか、「タイムスタンプを付与」「訂正・削除の履歴が残るシステム等での授受・保存」といった方法もあります。
検索要件を満たすための簡易な方法とは？
専用のシステムを導入していなくても、以下のいずれかの方法で対応することができます。
①表計算ソフト等で索引簿を作成する方法
表計算ソフト等（エクセル等）で索引簿を作成、表計算ソフト等の機能を使って検索する方法です。
索引簿のサンプルは、国税庁ホームページに掲載されています。
②規則的なファイル名を付す方法
データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活用できるようにする方法です。
詳細は国税庁ホームページをご覧ください。
電子帳簿保存法関係｜国税庁 (nta.go.jp)
